自動化する前に、その作業を減らせないか

手順を速くする前に、目的へ戻る

前の記事では、リサーチや文書作成、企画出しをAIに任せることで、初動までの時間が大きく短くなったという使用感を書きました。

前の記事を読む

その便利さを活かすためにも、ときどき作業の目的へ戻って考えたいです。

たとえば、同じ情報を複数の場所に転記する仕事があるとします。転記を自動化する方法もあれば、保存場所を整理して、同じ情報を参照できるようにする方法もあります。

もちろん、別々に記録する必要がある場合もあります。ただ、「今こうしているから、そのまま自動にする」以外の選択肢も持っておきたいところです。

英国政府のサービス設計基準でも、技術や製品ではなく、利用する人の必要から設計することが示されています。AIも例外ではないと明記されています。

GOV.UK：Solve a whole problem for users

行政サービス向けの基準ですが、道具からではなく目的から考える、という視点は日々の制作や運営にも応用できそうです。

「何のための作業か」を一文にする

見直す入り口として、次のように書いてみます。

誰が、何を判断したり進めたりするための作業なのか。

「情報を集めるために、情報を集める」ではなく、「次に作る記事のテーマを選ぶために、情報を集める」。

後者なら、何を残すか考えやすくなります。毎日集める必要があるのか。件数を増やすべきなのか。それとも、少数の候補を比べられる方が役に立つのか。

作業の目的を言葉にすると、自動化する前に変えられる部分も見えてくるかもしれません。

自動化以外の選択肢も並べてみる

目的が見えたら、次の選択肢を比べてみます。

表が画面に収まらない場合は、横にスクロールして読めます。

これは任せ方を考えるための整理案です。上から順番に選ぶ決まりではなく、一つの作業の中で組み合わせることもできます。

情報の収集は自動にする。何を採用するかは人が決める。その前に、転記先を一つ減らす。こうした分け方も考えられます。

ただし、安全性や権限管理のために必要な確認まで、手間だからという理由で削らないようにします。「なくすと楽になる」と「なくしても問題ない」は別です。

記事の情報収集なら、どう変えられるか

ここで、記事のテーマを探す作業を仮の例にしてみます。実際の運用成果ではなく、見直し方を考えるための場面です。

もし、情報を集めた一覧が増える一方で、次に何を書くか決めにくいなら、収集量を増やすことが先とは限りません。

目的を「たくさん集める」から「読者の疑問に答えるテーマを選べる」に置き直すと、こんな案が考えられます。

• 同じ発表を紹介する記事は、重複して残さない。
• 候補ごとに「誰の、どんな疑問に答えるか」を添える。
• AIには情報整理や候補の比較を手伝ってもらう。
• 出典の確認と、何を発信するかの判断は人が行う。

そうすれば、確かめたいことも変わります。何件集めたかだけでなく、テーマを選びやすくなったか。確認の手間が増えすぎていないか。実際の制作につながったか。

毎日の収集が必要な題材もあります。頻度や件数を減らすこと自体を正解にせず、目的に合っているかを小さく試して確かめます。

作る手間と、続ける手間は別です

自動化の判断では、最初に作る時間だけでなく、使い続ける負担も見ておきたいです。

結果の確認、元のサービスが変わったときの修正、失敗したときのやり直し。ツールやAPIの費用がかかる場合もあります。

減る作業と、残る作業、新しく増える作業。それぞれを分けて書き出してみると、「全部自動にするか、しないか」以外の判断がしやすくなりそうです。

Microsoftの価値評価資料でも、導入費用と便益を比べ、目的に合う指標で定期的に見直すことが挙げられています。

Microsoft Learn：Choose the best methods and tools to measure business value

時短だけでなく、ミスを減らすことや、必要な情報を確認しやすくすることを重視する場合もあります。何をもって役に立ったと考えるかは、先に決めておきたいところです。

空いた時間を、何につなげるか

事業として取り組むなら、負担を減らした先も考える必要があります。

時間が空くことと、収益が増えることは別です。

読者の疑問を調べる。商品やコンテンツを改善する。必要な人に届ける方法を試す。空いた時間を何へ振り向け、どんな変化を確かめるのかまで考えておくと、自動化を作ることだけで終わりにくくなるのではないでしょうか。

手間が減ったからといって、売上や利益が増えたと扱うことはできません。そのつながりは、実際の結果から見直していくものです。

まず一つ、見直してみる

十分に整理できるまで、自動化を試してはいけない、という話ではありません。小さく動かして初めて、必要な確認や、思ったより面倒な部分が見えてくることも考えられます。

まず一つの作業について、次の三つを書いてみるところから始められます。

1. 何のために続けているのか。
2. やめたり、減らしたり、手順を変えたりできる部分はあるか。
3. それでも残る作業のうち、どこを自動にすると役に立ちそうか。

自動化することは、目的へ近づくための手段の一つです。

今ある手順をそのまま速くするだけでなく、何を残し、何を変えるかも考える。

そんな視点を持っておくと、仕組みを増やすだけではない、負担の減らし方を探せそうです。